Responsable administratif

À propos de l’offre d’emploi

À PROPOS DE JAKARTO

Fondée à Montréal en 2017, Jakarto est une entreprise de haute technologie, dynamique et en pleine croissance.

Avec une équipe spécialisée formée de près d’une cinquantaine d’employés, dont des experts en géomatique, en cartographie, en développement d'algorithmes en IA et d'applications Web, Jakarto est à la recherche de membres pour soutenir la croissance de l’entreprise et joindre l’équipe dédiée à l’administration.

Travailler pour Jakarto, c’est évoluer dans un milieu agile et stimulant, tout en participant à une révolution technologique unique. L’entreprise recherche des talents qui pourront évoluer avec elle et mettre en place les meilleures pratiques de gestion et de bonheur au travail.

Responsable administratif

Relevant du vice-président exécutif, la ressource qui sera embauchée jouera un rôle central et varié au sein de l’entreprise. Elle fournit un soutien stratégique et administratif à la direction tout en s’assurant de la fluidité des opérations courantes et administratives du bureau. Elle est impliquée dans l'amélioration et l’application des politiques et processus de l'entreprise, la gestion documentaire, les achats et la relation avec les fournisseurs de l’entreprise. Elle participe aux démarches entourant le recrutement et l’accueil des nouveaux employés. Elle peut répondre aux questions des employés comme des visiteurs par sa position centrale et informée.

Tâches et responsabilités principales

Administration générale & gestion du bureau

• Développer et mettre à jour les systèmes administratifs pour les rendre plus efficaces
• Créer et mettre à jour le manuel des procédures administratives courantes
• Recevoir, trier et distribuer le courrier
• Mettre à jour et maintenir les politiques et procédures du bureau
• Maintenir un contact régulier avec les principaux partenaires administratifs (Fabrik8 et les fournisseurs du bureau)
• Maintenir un inventaire du matériel/équipement nécessaire au bon fonctionnement du bureau
• Commander des fournitures de bureau et rechercher de nouvelles offres et des fournisseurs
• Répondre et rediriger les appels téléphoniques
• S’occuper de la gestion des outils de mémoire organisationnelle : gabarits de formulaires, gabarits pour les communications (affiches, courriels), contrats, etc.
• Gérer les demandes administratives et les requêtes des cadres supérieurs
• Gérer les listes de contacts
• Gestion documentaire
• Maintenir les systèmes de classement informatiques
• Autres tâches connexes.

Soutien administratif aux Ressources humaines et à l’embauche

• S’assurer de l’accueil administratif des nouveaux employés (envoi et suivi des formulaires, inscription aux listes pour le bureau, les assurances et autres démarches d’accueil)
• Initier les nouveaux employé.e.s au fonctionnement interne et aux procédures administratives
• Soutenir la directrice de projet, notamment dans les réservations d'hôtel et de transports pour les chauffeurs

Qualifications et compétences

• Expérience confirmée en tant que responsable/coordonnatrice administrative
• Connaissance des systèmes et des procédures de gestion de bureau
• Maîtrise de MS Office
• Excellentes compétences organisationnelles, en gestion du temps, en priorisation du travail et capacité de multi-tâches
• Facilité à entrer en contact avec les collègues et partenaires, leadership naturel
• Attention aux détails et compétences en résolution de problèmes
• Excellentes compétences de communication écrite et verbale, en français et en anglais
• Polyvalence, autonomie, débrouillardise et sens de l’initiative
• Connaissance des outils en ligne (par ex : HubSpot, Jira, Google, Quickbook, etc.) – un atout

Conditions de travail

Jakarto est un environnement en pleine transformation et offre de nombreuses opportunités de croissance à ses employés. C’est un lieu de travail en pleine effervescence où travail d’équipe et créativité sont célébrés.

• Date d’entrée en fonction : dès que possible
• Statut : Poste permanent à temps plein (35 heures semaines)
• Lieu de travail : vue la nature du poste, 4 jours au bureau et un jour en télétravail (flexible selon le moment de l’année)
• Bureau chez Fabrik8 Mile-Ex (incluant gym & cours de sport, patinoire & terrain de basket sur le toit)
• Lunch payé à 50% par l’employeur au F8 Café
• Assurances collectives assumées à 60% par Jakarto : la couverture comprend une assurance vie, une assurance invalidité longue durée et des protections médicales et dentaires.
• REER: Contribution de l’employeur équivalente à la portion de l’employé jusqu’à hauteur de 500$ annuellement. Crédit d’impôt associé au REER (entente CSN).
• Frais de connexion internet & frais de téléphonie cellulaire couverts (maximum applicable)
• Rémunération à discuter selon expérience et échelle salariale.

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